Vägen till en sociala medie-policy

Jag har fått en del frågor om hur vi på fackförbundet Kommunal har arbetat med riktlinjer för sociala medier, eftersom en av Sveriges främsta sociala medie-experter Brit Stakston nämnt oss (och vi har också samarbetat med henne). Så jag tänkte helt enkelt förklara lite hur vi gjorde här;

I fjol fick jag som Kommunals mesta sociala medie-nörd (tillika webbredaktör/kommunikatör) uppdraget att tillsammans med en arbetsgrupp bestående av enhetschefer och förste vice ordföranden i Kommunal arbeta fram en policy för sociala medier. Vi hade mycket diskussioner, och många aspekter att ta in i arbetet - allt från hur vi kan använda möjligheterna till hur vi kan undvika negativa konsekvenser som sociala medier ibland kan ge. Och ju mer vi pratade kom vi närmare till där vi är idag; att vi inte ska ha en sociala medie-policy. Vi bestämde oss istället för att satsa på ett samtalsmaterial om sociala medier.

Varför valde vi den här vägen istället för policy-vägen? Vi kom fram till att det finns många argument för att samtal fungerar bättre än policys. Det är lite som förste vice ordförande Tobias Baudin sa; "Så fort ett problem dyker upp, ja då ropas det om att vi måste ha en policy". Alla problem löses helt enkelt inte av policys, hur gärna man än skulle vilja att det fungerade så.

Det svåra är att få människor att efterleva en policy. Den må vara välskriven, kortfattad, kanske till och med intressant layoutad (även om jag ännu inte sett en policy som är det), men det betyder ändå inte att den når ut och förankras i organisationen. Policys har en förmåga att hamna i byrålådan, eller helt enkelt ignoreras tills de glöms bort, om inte den närmaste chefen är duktig på att lyfta fram innehållet i dem. Men det kan bli en svettig uppgift för cheferna, eftersom det oftast finns så många policys att hålla reda på.

Dessutom är sociala medier ett ämne där kunskaperna varierar stort. En del använder det dagligen, andra väljer helt bort det. Det är svårt att skapa en policy om något som kräver en hel del förkunskaper hos den som ska följa den.

Så vi tänkte istället på vad vi ville uppnå. Ja, det var framför allt en gemensam kunskapsnivå och försöka komma fram till en någorlunda samsyn om sociala medier. Och i dagens sociala medie-landskap har många av oss märkt att dialog främjar kunskapsutbyte, och det är också genom samtal vi kan uppnå en samsyn. När vi kommit fram till denna insikt var det istället ett samtalsmaterial vi tyckte att vi behövde, som en ingång i enheter/avdelningar runt om i organisationen. Jag arbetade med att sätta ihop samtalsmaterialet i somras och nu under hösten har vi lanserat den, först på en träff för chefer och avdelningsstyrelser, och därefter på en personaldag för förbundskontoret då vi också startade igång samtalen direkt.

Det är inte säkert att vi har lösningen i vår hand. Kanske finns det andra sätt som är bättre, eller andra lösningar som passar bättre i andra organisationer. Men vi har valt att göra ett försök med denna början, och hur resultatet av det kommer bli får vi se. Vi kommer att samla in anteckningar från samtalen, och utifrån dem ser vi också hur vi går vidare med vårt tänk kring sociala medier. Det är hela tiden ett fortsatt arbete som måste utvecklas och som inte får stelna till i en snart ouppdaterad policy.